De Pomodoro techniek is zonder twijfel een timemanagement klassieker te noemen. Bespaart tijd en bezorgt beter werk sinds 1980. Ook eens proberen? Men neme: 1
timer, 3 lege blaadjes en 25 minuten van je tijd. Nee, geen tomaat.
Je deadline nadert, het projectplan is nog lang niet af en je collega’s blijven je lastigvallen met andere banale ad-hoc klusjes. Van de stress
loop je om de haverklap naar de koffieautomaat, kijk je elke 10 minuten of er nog iets boeiends op Facebook staat en betrap je jezelf op gedachtes over wat je in het weekend gaat doen – allemaal
in plaats van werken aan dat projectplan.
Herkenbaar? Dan weet ik zeker dat je de Pomodoro techniek als een verloren zoon in je armen gaat sluiten.
De Pomodoro time-management techniek zorgt er namelijk voor dat je:
• slimmer omgaat met (interne en externe) afleiding;
• uitstelgedrag voorkomt;
• meer gefocust op je taak blijft;
• meer overzicht in je planning hebt;
• meer voldoening uit je werk haalt;
• gestructureerd aan het werk gaat;
• complexe taken kunt versimpelen;
• beter inzicht ontwikkelt in hoeveel tijd taken in beslag nemen;
• en je jezelf gemakkelijk motiveert.
Wil je dit ook? Snap ik. Probeer de Pomodoro Techniek eens uit en zie wat hij voor jou en je werk kan betekenen. Beginnen is niet moeilijk. Het enige dat je nodig
hebt is:
• een timer (deze speciale Pomodoro Timer bijvoorbeeld, foto Bol.com)
• 3 lege blaadjes of digitale documenten.
HOE DE POMODORO TECHNIEK WERKT
Hoe zit dat nou met die tomaat en die 25 minuten?
In de jaren ’80 merkte Francesco Cirillo dat hij maar niks gedaan kreeg wanneer iedereen aan zijn hoofd bleef zeuren en hij constant last had van afleiding. De Italiaan wist dat hij zichzelf en anderen om hem heen moest gaan heropvoeden. Hij pakte een timer uit de keuken (die er toevallig als een tomaat uitzag, ‘pomodoro’ in het Italiaans) en zette hem op 25 minuten. Precies genoeg tijd om een taak gedaan te krijgen en daarna even rust te nemen. Dat bleek prima te werken. Bovendien wist iedereen om hem heen wanneer Francesco ‘midden in een Pomodoro’ zat en lieten ze hem met rust wanneer nodig.
Cirillo bleek goud in handen te hebben. De truc met de timer werkte niet alleen voor hem, maar ook voor de meer dan 2 miljoen volgers van zijn techniek wereldwijd van de jaren ’80 tot op de dag van vandaag.
Doe als Cirillo en die andere 2 miljoen mensen en pas de Pomodoro Techniek eens toe – door de volgende 5 stappen te doorlopen:
Stap 1: Noem 1 leeg vel of digitaal document ‘Activiteiten Inventaris’
Schrijf hier alle activiteiten op die nog gedaan moeten worden. Allemaal. Wring je geheugen eens helemaal uit over dit vel. Zorg dat alle activiteiten uit je hoofd
zijn en op het velletje staan.
Stap 2: Noem 1 leeg vel of digitaal document ‘Takenlijst’
De Takenlijst kun je pas maken als je de Activiteiten Inventaris hebt gemaakt. De ene is namelijk een georganiseerde versie van de ander. Je schrijft alle
activiteiten van de Activiteiten Inventaris als ‘Pomodoro’s’ op je Takenlijst.
Dat betekent dat elke taak op de Takenlijst:
• niet langer of korter dan 25 minuten duurt
• op volgorde van prioriteit staat (met de meest urgente taken bovenaan)
Stap 3: Zet de timer op 25 minuten en ga aan de slag
Neem de bovenste taak van je lijst, zet de timer op 25 minuten en begin. Respecteer de tomaat en blijf gedurende deze tijd gefocust op je taak. Je hebt 1 taak, 1
doel en 25 minuten, dus zet nu alles op alles om deze Pomodoro te behalen.
Stap 4: Vink af en neem even pauze
Hier komt het moment waar je het allemaal voor gedaan hebt. De 25 minuten zijn om, je mag deze Pomodoro afvinken op de Takenlijst en 3 tot 5 minuten pauze nemen. Genoeg om je brein voldoening te geven, het te resetten en weer aan de slag te gaan met de eerstvolgende Pomodoro.
Zo ga je in totaal door tot je 4 Pomodoro’s afgerond hebt (2 uur werk).
Stap 5: Tijd voor een lange pauze
Als het goed is heb je er nu 2 uur aan Pomodoro’s op zitten. Je mag een wat langere break nemen: 10 tot 15 minuten afschakelen is het devies. Precies genoeg tijd
voor een praatje met je collega, een gezonde snack om je energiepeil op niveau te houden of een verfrissend ommetje voor je lijf en je brein.
Dat ziet er dan, alles bij elkaar, ongeveer zo uit:
1. Besluit welke taak je gaat doen
2. Stel de kookwekker in op 25 minuten
3. Werk aan de gekozen taak tot de wekker gaat
4. Neem een korte pauze
5. Elke vierde “pomodoros” neem je een langere pauze (tussen de 15 en 30 minuten)
foto: Unsplash Priscilla du Preez
SNEL AFGELEID? DE 3 GOUDEN POMODORO REGELS
Als het goed is zou de 25-minuten Pomodoro Techniek de focus op je werk en je time-management al moeten verbeteren. Maar we hebben helaas bijna allemaal een aangeboren talent voor het zoeken of creëeren van afleiding. Daarom bestaan er deze 3 gouden Pomodoro regels om voor eens en altijd af te rekenen met (interne én externe) afleidingen en onderbrekingen:
Regel #1 Interne onderbrekingen: verwerk, registreer en focus
Je zit midden in je Pomodoro terwijl je te binnen schiet dat je straks nog olijven moet meenemen wanneer je boodschappen gaat doen na het werk. Kan gebeuren. Probeer zulke gedachtes niet geforceerd te blokkeren, maar laat ze even toe en schrijf ze direct onderaan je Takenlijst. Is je interne afleiding een neiging om Facebook te openen of Twitter te checken? Blokkeer deze neiging wel en doe er verder niets mee. Probeer je focus te hervinden.
Registreer vervolgens elke interne afleiding door het 3e lege vel tot Registratie te dopen. Turf elk intern afleidingsmomentje tijdens je Pomodoro. Je zult
ongetwijfeld versteld staan hoeveel streepjes je in het begin turft. Het registreren en daarmee objectief zichtbaar maken van je afleidingen werkt echter briljant om je brein te leren
temmen.
Regel #2 Externe onderbrekingen: informeer, onderhandel, actie
Cirillo, de geestelijk vader van de Pomodoro time-management techniek, had ook een regel voor het omgaan met afleidingsbronnen in je omgeving. De ‘Inform, Negotiate and Call’ techniek wordt deze genoemd. Vrij vertaald: informeer, onderhandel, actie.
Bron: Unsplash Alex Ghizilia
Je collega komt tijdens een Pomodoro binnen stormen met een stapel papieren. “Of jij er even samen met hem doorheen wil lopen?” Hij ziet natuurlijk niet dat je
midden in een Pomodoro zit of kent het hele bestaan ervan niet. Wat doe je?
• Je informeert hem daarom over het (Pomodoro) concentratieblok waar je midden in zit, waardoor je nu even geen tijd voor hem hebt. “Ik zit midden in een
Pomodoro-concentratieblok! Iets met een tomaat. Laat me het komende half uur s.v.p. even met rust.” Ongetwijfeld zal je collega je met verbazing aankijken, maar gegarandeerd dat het de interesse
wekt. Zodra je hem later spreekt kun je hem verwijzen naar de uitleg van de Pomodoro Techniek in dit artikel.
• Je onderhandelt gelijk over een ander geschikt moment om je collega’s kwestie te behandelen. “Heb je om een uur of twee tijd? Dan heb ik er 4 Pomodoro’s op
zitten. Kom ik dan even 10 minuten langs. Ok?”
• Je onderneemt actie wanneer het zover is. Je hebt je collega beloofd om om twee uur langs te komen, doe dat dan ook. Zo zullen je collega’s langzamerhand merken
dat ze je echt met rust moeten laten tijdens een Pomodoro en dat je écht later op hun kwestie terugkomt wanneer je dat belooft. Het is twee uur. Tijd voor je lange break na 4 Pomodoro’s. Tijd om
je belofte aan je collega na te komen. “Hey, het is twee uur. Zullen we even door die papieren heen lopen? Ik heb 10 minuten.”
Regel #3 Een Pomodoro is ondeelbaar
Een echte tomaat kun je met een goed scherp mes gemakkelijk doormidden snijden. Bij een Pomodoro is dat absoluut niet het geval. Ondeelbaar is hij, ononderbreekbaar
en onrekbaar. Het is tenslotte een wekker van hard plastic of een smartphone met daarop je Pomodoro-app. Kom je niet zomaar doorheen.
Zo moet je ook naar de Pomodoro-taken kijken. Onderbeek nooit een Pomodoro, maak hem nooit korter dan 25 minuten en ga nooit nog even door na die tijd.
Heb je een taak die korter dan 25 minuten duurt? Combineer 2 of meer taken dan in 1 Pomodoro tot je aan de 25 minuten komt. Duurt je taak langer dan 25 minuten?
Deel hem dan bij voorbaat op in verschillende Pomodoro’s of – wanneer je er achter komt terwijl je er mee bezig bent – breek hem evengoed af na 25 minuten en pak hem na je korte pauze weer op in
een nieuwe pomodoro.
Door de tijd heen zul je zien dat je steeds beter wordt in het inschatten en plannen van je Pomodoro’s
AAN DE SLAG
Wees gedisciplineerd met deze regels. Alleen dan kun je optimaal resultaat halen uit deze techniek. Kijk of de Pomodoro timemanagement techniek voor jou werkt en verbeter zo vanzelf ook je discipline, de kwaliteit van je werk, je inzicht, je voldoening, je focus, je planning, je resultaten, je structuur, je uitstelgedrag en je motivatie – en misschien mag je jezelf over een tijdje een ‘Certified Pomodoro Master’ noemen…
Werkt perfect!
Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus timemanagement!
Bron: Unsplash: kop foto Marc Mueller/ tekst pomodoro techniek: Timemanagement.nl