Wie wil dat niet, werken vanuit verbondenheid waarbij er aandacht en rust is voor de taak die nu voor je ligt. Het Benedictijns timemanagement kan ons daarbij
helpen.
Dus hoppa, doe je habijt aan en gaan met die banaan...
Worstelen met tijd is niet nieuw, sterker nog de heilige Benedictus (die leefde van 480 tot 547 na Christus) schreef voor het leven in zijn kloosters de Regela
Benedicti waarin een afgewogen ritme van bidden, werken en rusten centraal stond. Hij geloofde in het heilzame effect van een vast dagritme met een goede balans tussen ontspanning, inspanning en
beschouwing. En doordat de monniken zich niet meer druk hoefden te maken over wanneer welke taken gedaan moesten worden konden zij effectiever en ontspannen werken en zich volledig verbinden met
dat wat ze op dat moment aan het doen waren.
Het lijkt net samenwerken;-)
De monniken dienden dus te leven naar de klok. Dat houdt voor hen in, dat ze direct gehoor geven aan wat je te doen staat, dat de volle aandacht geven, die aandacht rustig en waardig laten zijn en je in feite niet bekommeren over het afkrijgen van de bezigheid. Als de klok aangeeft dat de tijd om is, richt je je met dezelfde houding op de volgende bezigheid.
bob-fisher-kVi5zMOUTFc-unsplash
De klok of jezelf onder controle krijgen
De kunst van het beginnen
Sommige klussen laat je langer liggen dan andere. Uitstelgedrag is vast voor iedereen herkenbaar. Maar ook herkenbaar is dat uitstellen vaak achterstanden en eigen
ongemak veroorzaakt. Alles wat je aandacht geeft groeit (dus ook negatieve aandacht). Na 2 weken uitstel is de klus in je gedachten inmiddels gegroeid tot een halve dag werk terwijl het je
misschien maar een uurtje kost. In eerste instantie is het belangrijk te achterhalen wat die weerstand veroorzaakt. Wellicht is er iets wat de weerstand kan verminderen. Maar de kunst van het
beginnen onder de knie krijgen kan je ook helpen.
Hoe doet je dat?
a. Bewust kiezen om je eigen weerstand te negeren
b. Plan taken die weerstand oproepen zo snel en vroeg mogelijk op de dag (zodat
weerstand geen kans krijgt om te groeien)
c. Zet je eigen smoezen eens op een rijtje en neem ze niet meer serieus
d. Zorg dat je niet wordt afgeleid door telefoon, radio, televisie, e-mail
e. Check niet tussendoor je mail, maar doe dat op het geplande moment
f. Ga aan de slag en probeer het minstens 5 minuten vol te houden ….. Wellicht ben je
na 5 minuten (of 10) vergeten dat je er zo tegenop zag
g. Vertaal langetermijndoelen in kortetermijntaken.
Bijv.: - over 1 maand financiële rapportage af
- volgende week 1e hoofdstuk van concept af
h. Omschrijf je eerste concrete actie in deze taak. Bijv. ‘Ik maak eerst een rijtje van wat ik in dit rapport wil opnemen’
i. Onderzoek de oorzaak van je uitstelgedrag: perfectionisme? faalangst?
j. Leer het halen van kleine doelen te waarderen
k. Stel voor het begin van elke taak een concreet tijdstip vast
l. Ga aan het werk; ongeacht hoe je je daarbij voelt
m. Complimenteer jezelf, alleen al voor het beginnen
De focus tussen beginnen en ophouden
De kunst van 'het aandachtig werken tussen beginnen en ophouden'
Een taak met aandacht uitvoeren zorgt voor verbinding met dat wat je aan het doen bent.
Hierdoor doe je tegelijk aan kwaliteitsverbetering. Steeds vaker worden we echter afgeleid en werken niet met aandacht. We zijn permanent bereikbaar en proberen veel dingen tegelijk te doen (multitasking kost uiteindelijk meer tijd). Daarbij zijn we zelf ook vaak ons eigen stoorzender: onze gedachten dwalen maar wat vaak af naar verleden of toekomst. Of onze oordelen zitten ons in de weg om echt aandachtig te luisteren.
– Hoe kun je je nu zo min mogelijk laten afleiden door jezelf of anderen. Zet je telefoon en e-mailmelder uit.
– Maak een planning van je werkzaamheden (zodat je gedachten over wanneer wat te doen je niet van het werk kunnen houden). Neem in deze planning ook het afhandelen van e-mail en telefoontjes op, maar ook de activiteit ‘plannen ’.
– Geef aan wanneer je weer bereikbaar bent (op kantoren kunnen vragenuurtjes er voor zorgen dat je elkaar allemaal minder van het werk houdt).
– Maak een bewuste keuze voor waar je gaat werken (je taak uitvoert).
– Doe wat je beloofd hebt, creëer duidelijke verwachtingen. Dit voorkomt nieuwe vragen die je kunnen storen in jouw werkzaamheden.
Obedientia!
foto: zachary-keimig-JhU0w96iKoY-unsplash
Klaar is Kees
De kunst van het ophouden
Hoe lastig is het om te stoppen met dat wat je aan het doen bent? Als je eenmaal geconcentreerd bezig bent en je zit in een flow is er niets vervelender dan
afscheid te moeten nemen. Waarom dan toch stoppen met iets dat je een goed gevoel oplevert? Bewust ophouden werkt louterend en bevredigend. Je werkt meer gefocust, doordat je weet dat je op een
bepaald moment weer ophoudt met die taak. Gevolg is dat je effectiever en met meer plezier werkt. Daarbij voorkom je dat je uiteindelijk toch te lang doorgaat en uitgeblust raakt.
Hoe doet je dat?
a. Gebruik je telefoon of elektronische agenda om op tijd te stoppen
b. Denk niet ‘ik ben zo lekker bezig, ik ga gewoon door’. Dan verlies je de focus. Dus taak afronden, nieuw moment plannen en aan een andere taak beginnen.
c. Bedenk voor jezelf bij welke tijdshoeveelheid de grens ligt tussen ‘toch even afronden’ en ‘de rest opnieuw inplannen’, bijvoorbeeld 15/30 minuten.
d. Als een taak toch uitloopt neem dan tijd om je planning aan te passen, schuif de overige tijden door of plan andere taken later in. Dan ‘klopt het weer’.
e. Houd bij voor welke taken geen tijd gemaakt kan worden, bijvoorbeeld door afgeronde taken af te vinken en je dagplanningen over een bepaalde periode te bewaren. Wellicht is het nodig om deze – in het kader van werkdruk – met je leidinggevende te bespreken?
f. Plan minstens 15 minuten tussen (grote) taken, zodat er tijd is voor afronden = ‘starten met stoppen’ (laatste zin, bestand opslaan, inplannen resttaak)
g. Leer denken in afgeronde stukjes werk
h. Maak je hoofd leeg; zet resterende taken in de takenlijst of de to-do-lijst
i. Rond een taak bewust af en neem tijd voordat je aan een nieuwe begint.
j. Spreek met collega’s af zo veel mogelijk samen te lunchen, maar daarbij niet over het werk te praten. Zo zorg je voor een herstelmoment.
k. Zorg dat je niets hoeft te onthouden voor een volgende werkdag; noteer dat.
l. Sluit aan het eind van de dag rustig af en bedenk waar je tevreden over bent.
Timemanagement
En is dan nu alles ineens anders? Dat werkt niet volgens Benedictus. De monniken legden niet voor niets de gelofte Conversatio Morum af. Dagelijks verbetermanagement met kleine haalbare dingen kan ook ons helpen.
Bij het schrijven van dit stuk werd ik weer eens pijnlijk met mijn neus op de kunst van het stoppen gedrukt.
Ik had vooraf bedacht hoe laat ik wilde stoppen. Maak gebruik van de Tomato-Timer techniek.
Toen het klokje riep was ik eigenlijk pas halverwege. Nu stoppen kan niet, want de deadline nadert. Dit keer lag het aan mijn eigen planning, ik doe er nu eenmaal langer over dan gedacht. Hoe
voorkom ik dit nu een volgende keer? Meer tijd plannen (meten is weten) en het kan me ook helpen als ik dit vooraf opgeknipt had. Gisteren de inleiding en deel 1 en vandaag deel 2 en het
slot.
Wat probeer je morgen eens uit?
Ik wens je succes en alle tijd!
foto: djim-loic-ft0-Xu4nTvA-unsplash
Merk je dat stress verminderen je niet zelf lukt, of heb je er simpelweg de rust niet voor? In een kort en effectief traject kom je tot meer ontspanning, voldoening en resultaat. Zin in meer energie en minder stress?