· 

De kapitein en de bruine broek

Hoe spreek ik iemand aan op zijn gedrag?

In het leidinggeven ontkom je er niet aan om soms een lastig gesprek te voeren. Je wilt iets aankaarten wat je is opgevallen en wat je niet bevalt. Om te voorkomen dat de kwaliteit van het gesprek nog meer achteruitgaat of dat het ongewenste gedrag een gewoonte gaat worden, wil je die medewerker hierop aanspreken.

Voor sommigen leidinggevenden of collega's een verrekt lastig verhaal.....


bron foto onbekend

De kapitein met watervrees

Danny ligt 's nachts wakker. Hij heeft 3 maanden geleden het planningsgesprek met Emiel gehad.

Ze hebben toen onder andere afgesproken dat Emiel wat zorgvuldiger zou zijn in een nakomen van afspraken en het omgaan met regels die gelden op de afdeling. Danny ziet nog onvoldoende vooruitgang, sterker nog: Emiel wordt alleen nog maar nonchalanter.

Hij weet dat hij in gesprek moet aangaan en duidelijk moet aangeven wat hem opvalt, want dat is niet zijn sterkste kant. Hij hoopt maar dat het vanzelf beter gaat als hij nog even wacht. En over een paar weken is er al het eerste geplande voortgangsgesprek, dus dan kan het natuurlijk ook nog….

Dat noem ik nou een kapitein met een bruine broek.

 

Je zit als leidinggevende/ kapitein op een schip. En daar is muiterij. In plaats van je zwaard te trekken en een gesprek aangaan. Besluit je om alvast een bruine broek aan te doen. Want je schijt bagger. Wat een getrut, dat kan anders!

👉 Zomaar wat tips voor feedback, met of zonder zwaard

Als je, zoals Danny optie tegen het aankaarten van een lastige situatie, kunnen de volgende punten houvast bieden:

  • Gedrag in plaats van de persoon.

Bedenk dat het om het storende gedrag gaat en niet om de hele persoonlijkheid van de medewerker.

Danny stoort zich aan Emiel als persoon, omdat hij hem nonchalant en onzorgvuldig vindt. Bij nader inzien realiseert Danny zich echter dat het hem vooral gaat om het nonchalante gedrag van Emiel. Door dit los te zien van de persoon Emiel kan hij er wat objectiever naar kijken.
👉Dus: speel op de bal en niet op de man…dit maakt jouw boodschap ook gemakkelijker te accepteren...

 

  • Waarop aanspreken?

Maak onderscheid tussen resultaten waar je je aan stoort en gedrag waar je je aan stoort. Benoem bij beide zo concreet mogelijk over welke aspecten je wEl en niet tevreden bent en waarom. Vertel wat jou de afgelopen tijd eens opgevallen in termen van waargenomen gedrag en niet in beelden, interpretaties of oordelen.

Danny voelt vooral irritatie door het in zijn ogen algehele nonchalante gedrag van Emiel. Ze hadden toch duidelijke afspraken gemaakt? Als hij bedenkt wat hem echt stoort, blijkt dat het vooral gaat om het uitlopen van de pauzes van Emiel.

 

  • Wanneer aanspreken?

Een algemene stelregel is: ’boter bij de vis’. Anders verbrandt je prachtige scholfilet! Dus hoe eerder hoe beter. De herinnering aan de concrete situatie waarin het gedrag zich voordeed is dan nog vers. Bovendien voorkom je hiermee een sneeuwbaleffect:

het steeds groter wordende probleem.

Zolang jij niet aangeeft dat jij je stoort aan bepaald gedrag of bepaalde resultaten, blijft dit voortbestaan en ga jij je waarschijnlijk alleen nog maar meer ergeren. Ook kunnen collega's de indruk krijgen dat het ongewenste gedrag kennelijk door de beugel kan, aangezien jij er niets van zegt. En je voorkomt ook dat de medewerker zelf, die misschien niet beseft dat zijn gedragsstoornis is, verkeerde gewoontes opbouwt. Onhandig gedoe!

 

  • Schip ahoy tip

Als je bang bent dat je te vroeg ingrijpt, kan de volgende vuistregel helpen: een keer (te laat komen) is een incident, twee keer kan nog toeval zijn, 3 keer is een patroon.

Zodra iets een patroon wordt, is het tijd om in te grijpen.

 

Emiel heeft al vier keer te lang gepauzeerd. Danny doet er dus verstandig aan het gesprek op korte termijn te voeren en niet voor zich uit te schuiven naar het geplande voortgangsgesprek volgende maand.


  foto: simon-goetz-jt8S_JhVn5A-unsplash (1)


Op het moment dat je besluit je medewerker aan te spreken op iets wat jij storend of ongewenst vindt en waarvan je wilt dat het verandert, ga je een feedback gesprek voeren. Aan de hand van een voorbeeld geven we een structuur die je helpt om zo'n gesprek goed te voeren.

 

▶▶▶

Danny heeft besloten dat hij Emiel vandaag feedback gaat geven over het telkens uitrekken van zijn pauzes. Hieronder volgt een fragment uit dat gesprek:

 

✨Danny: ’Er is iets wat me de afgelopen tijd is opgevallen. We hadden afgesproken dat je je wat zorgvuldiger aan de regels zou houden komen rondom je uren, maar dan merk ik de laatste tijd niets van.’

- Emiel: ’Hoezo? Ik ben juist heel netjes aan het tijdschrijven.’

✨Danny: ’Nee, het gaat me om je pauzes. Ik (en wat anderen) hebben de indruk dat je de laatste tijd veel te lange pauzes neemt.’

- Emiel: ’De indruk? Wie vinden dat dan allemaal stelletje eikels?’

✨Danny: ’Ik. Ik vind dat en het irriteert me eigenlijk wel een beetje dat je dat doet.’

- Emiel: ’Nou, dan zeg je daar toch wat van.’

✨Danny:’ dat doe ik toch nu.’

- Emiel: ’Oh’.

✨Danny: ‘Ja, je bent een beste vent maar je loopt de kantjes ervan af. Als je zo doorgaat moet ik maatregelen treffen.’

- Emiel: ’Ik, de kantjes eraf lopen? Ik werk me uit de naad met dat clean-desk-project.’

✨Danny: ’Ja, daar zeg ik ook niks over. Maar ik wil dat dit afgelopen is. 

Kortom, een nuttig gesprek waarin beiden gefrustreerd een reep Mars pakken, dit kan anders!

Feedback vragen en willen incasseren

Feedback vragen en willen incasseren

Wanneer je niet regelmatig om feedback vraagt of deze niet accepteert, dan sluit je de deur voor persoonlijke ontwikkeling.

 

 Als een persoon zegt dat je een paard bent, kun je dat negeren.

 Als twee personen zeggen dat je een paard bent, dan is het handiger om erover na te denken.

 

 Dat is 3 personen zeggen dat je een paard bent dat gaat dan maar een zadel kopen.

 

Feedback geven

Pak een een lekker broodje samen!

 

Door niets te zeggen, frustreer je op dat moment jezelf en de anderen In de toekomst. “Waarom zeg je dat nu pas?”

De andere ontzien, is de andere reeds onderschatten.

 

Alleen maar klagen/ Negatieve feedback  is meestal niet acceptabel voor ons onderbewuste.

 

Verbeteringen die als het beleg op een sandwich zijn geplaatst tussen twee positieve statements in, zijn wel acceptabel voor ons onderbewuste en kunnen zodoende goed worden omgezet in (nieuw) gedrag.

 

Het geven van feedback is het meest effectief als deze binnen 5 minuten gegeven wordt. Als je hond de jurk van de buurvrouw van d'r billen trekt dan corrigeer je 'Bello' ook niet de volgende dag.

Hamburger/ feedback tips:

1. Geef feedback om de ander te laten groeien (intentie).

2. Feedback veroordeelt niet maar is een toevoeging in de richting van een verbetering.

3. Korte, specifieke feedback is veel effectiever en krachtiger dan lange algemene feedback.

4. Feedback dient gegeven te worden in de richting van gedrag zodat de ontvanger het concreet kan gebruiken.

5. Feedback heeft alleen zin wanneer de ontvanger feedback wil/kan ontvangen.

6. Gebruik het sandwich feedback model, OSCAR mag ook, een snoepje kan altijd nog;-)

7. Begin met te benoemen wat er goed ging. Wat je erg goed deed, is ….

8. Benoem wat er verbeterd kan (dient te) worden. Wat beter kan, is …

9. Geef ten slotte je algemene positieve samenvatting. Over het algemeen vond ik het een goede …

      Als je deze feedback integreert dan …

10. De ontvanger luistert en neemt de feedback tot zich en sluit af met “Dank je wel”.

Zelden perfect, wel uitdagend

hoe graag je ook effectief wilt communiceren en hoe goed je het ook kunt, je invloed is vaak beperkt. En speelt van alles waar je niet of nauwelijks invloed op hebt en je blijft altijd afhankelijk van wat anderen doen. Binnen teams heb je te maken met allerlei groepsdynamische processen die de communicatie beïnvloeden. Daarbij spelen belangen op inhoudelijk, persoonlijk en relationeel vlak, en de bewuste en vaak onbewust onder- en bovenstroom. Vooral die onderstroom en non-verbale communicatie hebben vaak een veel grotere impact dan de woorden die we uitspreken.

Bij communicatie is er altijd sprake van:

  • Een intentie, gedrag aan effect
  • een actie, zender, boodschap, ontvanger, reactie en interne en externe ruis
  • wederkerigheid
  • verbalen en non-verbale communicatie
  • observaties, interpretaties en evaluaties
  • een onderstroom en bovenstroom
  • communicatie, ofwel je kunt niet niet-communiceren
  • kans op miscommunicatie 

 

Conclusie:

Ga er maar vanuit dat er heel veel mis kan gaan en ook misgaat, hoeveel trainingen je ook volgt. Maar zolang het team het als spel ziet en ondergaat, blijft effectief communiceren een mooie uitdaging.

 

 

 

 

artim beliaki unsplash foto

Wat kan je dan doen met je team rondom communicatie?

 

1. Stel vast hoe en wanneer jullie effectief communiceren kunt hoe kunnen jullie dat meer uitbuiten? Maak daar heel heldere afspraken over: wanneer gaat wie, wat doen? Hoe ziet dat er dan uit (alsof je een film ziet) en wat is het effect?

2. Stel vast of laat zien hoe je Je moet gedragen om de communicatie verhaal niet effectief te Laten verlopen (denk aan houding, verbaal en non-verbaal gedrag In de vorm van opmerkingen en taalgebruik (grof, vaag, abstract).

3. Ga na wat jullie communicatie kan verbeteren(denk aan balans tussen interventies op inhoud, proces en procedure, signaleren en waarderen van successen op taken/ doelgerichtheid en op leerontwikkeling/samenwerking). Maak er afspraken over en ga ermee aan de slag.

Teamcoaching

In veel (zorg)organisaties verdwijnt er energie en tijd in gebrekkige communicatie en strijdige belangen. Er is sprake van eilandjes en wij-zij denken. Dat gaat direct ten koste van de klant en de te behalen resultaten. Bovendien heeft het een negatieve impact op ieders werkplezier en motivatie.

 

Goede samenwerking is daarom cruciaal. Ook al zijn ieders persoonlijke kwaliteiten nog zo goed, dat betekent nog niet dat het resultaat of de kwaliteit optimaal is. Inzicht in elkaars kwaliteiten en rollen is nodig. Net als goede communicatie, heldere taakverdeling en het managen van verwachtingen.

Met teamcoaching kan een groep professionals transformeren in een echt team. Een team dat in staat is om constructief om te gaan met conflicten en verschillende belangen. Een team dat elkaar op een positieve manier aanspreekt.

 

Een team dat gezamenlijk verantwoordelijkheid neemt voor het beoogde resultaat en daar met energie en bevlogenheid aan werkt.

Bent u op zoek naar een programma dat zich uitsluitend richt op individuele en samenwerkende medewerkers?

 

foto unsplash boxed water

 



Ruim vijftien jaar begeleid ik specialisten en leiders op het gebied van persoonlijk leiderschap en samenwerking. Wat mij drijft is de overtuiging dat gezonde, gelukkige en goed functionerende medewerkers cruciaal zijn voor onze organisaties. En dat aandacht voor de mens in daarom heel hard nodig is. 

Ben je als leider of specialist op zoek naar meer innerlijke rust, meer energie en werkplezier?

 

Wij bespreken graag de mogelijkheden.

 

Dare! brengt graag mens én organisatie in beweging!


bron: Hoe coach je het team, en het team zichzelf. Mindacademy/ feedback