“Er verandert veel in onze werkwijze en de organisatie, hoe kunnen we de medewerkers en teams hierin zo goed mogelijk begeleiden op het gebied van teamontwikkeling?”
Annabel is een superspecialist in een vakgroep van bijna dertig dokters. Ze spreekt op congressen en zit in de kaartenbak van meerdere journalisten en redacties. Maar de mensen die nauw met haar samenwerken zien een andere kant. Annabel staat bekend om haar vlijmscherpe tong. Ze is veeleisend en ‘brandt mensen tegelmatig tot de voeten af’. Sommige dokters in haar nabijheid gaan na verloop van tijd op zoek naar een andere werkplek. Twee collega’s zitten thuis, volgens heb een direct gevolg van een conflict met Annabel. Iedereen praat erover met iedereen, maar niet met Annabel. Haar collega’s niet en ook het management niet.
Jezelf uitspreken en anderen aanspreken.
Haar succes, drive en krachtige persoonlijkheid dwingen respect af. Mede daardoor is Annabel nog nooit door iemand gecorrigeerd. Niemand heeft Annabel vertelt dat
haar gedrag onprofessioneel, oncollegiaal en onacceptabel is. Nooit is er een duidelijke grens gesteld: tot hier en niet verder. Dat niet stellen van grenzen, ‘we zijn lief voor elkaar’ of ‘we
houden elkaar de hand boven het hoofd’, komt veelvuldig voor binnen vakgroepen, maatschappen, en groepspraktijken. Met als gevolg veel ellende, zowel voor de individuele zorgverleners als
voor de organisatie. De sfeer, de effectiviteit, het werkplezier en niet in het minst, de kwaliteit van zorg komen flink onder druk te staan.
Naast het stellen van grenzen is ook het elkaar feedback mogen geven in een groep.
En weet dat je als leider de groep prima kan begeleiden op weg naar de verandering en in het creëren van vertrouwen.
Je bent ook een ‘leider’ als je voorbeeldgedrag laat zien, als je openstaat voor feedback en als je iemand aanspreekt wanneer de situatie daar om vraagt.
Transparant management
Kern van het model (daar ben je 80% van je tijd mee bezig) is: zeggen wat je wilt en waarom (5 – 7 keer) en complimenten geven en ondersteunen. Pas daarna is feedback geven aan de beurt (15%).
Effectieve feedback bouw je als volgt op:
- Zorg voor een goede aanloop: is het moment passend voor jou (kun je echt open zijn of ben je bevangen door een emotie) en de ander (kan deze je echt horen).
- Maak oogcontact en kondig aan dat je iets wilt zeggen. Laat je houding meewerken. Zeg bijv. iets in de trant van: ik wil je graag spreken, het gaat over iets dat ik graag anders wil.
- Formuleer de feedback.
- Beschrijf wat je ziet: het valt me op dat … of: ik zie … of: ik merk …
- Benoem het effect daarvan: het gevolg daarvan is … of: dat heeft als effect …
- Zeg wat je wilt, doe een voorstel: ik wil graag dat je dit verandert of: ik stel voor dat …
- Laat een stilte vallen zodat de ander kan reageren.
- Luister naar het waarom en zoek pas daarna samen naar mogelijkheden. Bij escaleren naar feedback beschadig je de relatie lichtelijk. Na het formuleren volgt dan ook een fase waarin je luistert en reflecteert. M.a.w. je herstelt de relatie. Ga daarna pas zoeken naar oplossingen. Let erop dat je beide doet: relatieherstel zonder oplossingen of vice versa, is zinloos.
- Luister actief. Reflecteer, vat samen, geef de ander ruimte om te praten. Misschien komt er nieuwe informatie van de medewerker en neem dat mee.
- Dring aan op oplossingen. Geef aan dat er iets moet veranderen en geef zo nodig een paar opties. Laat de ander in eerste instantie een oplossing formuleren. Vraag om ideeën. Vat samen en ondersteun. Zorg dat de ander eigenaar blijft van het probleem en ga niet zelf de oplossingen aandragen.
- Maak een afspraak, plan eventueel samen een vervolggesprek hierover.
Het vervolg.
Zodra de medewerker na de feedback het gewenste gedrag laat zien, schakel je terug naar transparantie en erkenning geven. Als de feedback niet leidt tot het gewenste effect, herhaal je deze een paar maal (tenminste 3 keer). Als ook dat niet werkt, ga je opschakelen in het model en ga je naar confronteren (3%); gebeurt het daarna nog een keer, dan voer je de aangekondigde maatregelen uit (2%)
Don’t confuse thinking with doing!
Unsplash Josua Clay
bron:
Bron Erica Rijnsburger
Cartoon GetMotivated