‘Ja maar Ina, dat vind ik dan toch lastig hoor.’ Hij doet echt goed z’n best maar soms irriteert ie me tot aan de kleinste nagel. Hij is Gerwin, een jonge gedreven ondernemer en heeft nu een aantal mensen in loondienst. Hij is wat afhankelijk van ze want in het verleden deed ie alles zelf. Sneller natuurlijk en hij dacht aan alles.
Nu mag het koppie om. Niet meer aan alles denken maar anders denken!
Als teamcoach zie ik regelmatig dat mensen elkaar niet aanspreken omdat verwachtingen nooit expliciet zijn gemaakt. Vervolgens ontstaat frustratie, geroddel en wantrouwen. In vrijwel alle teams waar dit speelt, blijkt de oorzaak niet onwil maar onduidelijkheid.
‘Aanspreken, hoe en wanneer doe je dat? Doe je dat in de groep of neem je juist iemand apart? Wat is jouw advies?’, vroeg hij mij. ‘Mijn ervaring is, dat als we het lastig vinden om mensen aan te spreken, duidelijke afspraken vaak ontbreken. En wat geeft jou dan het recht om iemand aan te spreken, op basis waarvan doe je dat dan? Mijn eerste advies is dan ook: maak duidelijke afspraken.
Teams waarin mensen elkaar niet durven aanspreken, hebben vaak een tekort aan psychologische veiligheid. Amy Edmondson toont in haar onderzoek aan dat succesvolle teams niet minder fouten maken, maar fouten eerder bespreekbaar maken.
Volgens onderzoek van Gallup behoren onduidelijke verwachtingen tot de grootste oorzaken van frustratie en verminderde betrokkenheid op de werkvloer. Bammm, daar kan je toch best aan gaan werken met elkaar.
Grenzeloos begripvol
In een zorgteam waar veiligheid hoog op de agenda stond, werd problematisch gedrag van één collega telkens verklaard door privéomstandigheden. Afspraken werden niet nagekomen, verantwoordelijkheden genegeerd. Het team vulde het gat op, frustratie groeide, maar werd niet uitgesproken. Pas toen de leidinggevende expliciet benoemde welk gedrag niet langer acceptabel was en dit koppelde aan teamveiligheid, ontstond er rust. Veiligheid werd niet bereikt door nóg meer begrip, maar door duidelijkheid.
De verwarring over teamveiligheid
Een hardnekkig misverstand is dat teamveiligheid betekent dat alles gezegd en gedaan mag worden.
Veiligheid betekent niet grenzeloosheid; het betekent dat mensen zich uitspreken binnen duidelijke professionele kaders. Wanneer leidinggevenden ondermijnend gedrag laten voortbestaan uit angst voor conflict, empathie of conflictmijding, ontstaat schijnveiligheid.
De dader voelt zich ongemoeid, maar het team trekt zich terug. Mensen zeggen minder, delen minder en nemen minder initiatief. Openheid loont niet langer en de onveiligheid verschuift van de veroorzaker naar het collectief.
- gedrag benoemen in plaats van intenties interpreteren;
- betrokkenheid expliciet maken als professionele norm;
- het collectief beschermen boven individuele vermijding.
Ik zie leidinggevenden die hopen dat het vanzelf overwaait. Dat iemand zich herpakt. Dat het cynisme weer minder wordt. Maar eerlijk? Dat gebeurt zelden zonder dat iemand ingrijpt. Soms verandert gedrag na een helder gesprek, soms niet. Maar niets doen is ook een keuze, en die keuze heeft altijd consequenties.*
De communicatiecirkel
1. Uitspreken: spreek uit wat je van de ander verwacht;
2. Bespreken: daarmee is het onderwerp bespreekbaar en kan er een dialoog plaatsvinden;
3. Afspreken: vanuit die dialoog kunnen jullie tot afspraken komen;
4. Aanspreken: en daar kun je elkaar vervolgens op aanspreken als dat nodig is.
(5.) Preken: (s)preken vanaf je kansel en hopen/ bidden dat je volgelingen je kunnen en willen volgen😉
Als je deze vier stappen volgt, is er voor iedereen duidelijkheid en een gezonde basis om elkaar aan te kunnen spreken.
Wanneer spreek je aan?
‘Als het gaat om de vraag spreek je iemand aan tijdens de vergadering of neem je hem of haar apart, dan is mijn advies om in eerste instantie iemand altijd eerst apart te nemen en dit buiten de vergadering te doen. Dat geeft je de mogelijkheid om vanuit nieuwsgierigheid en zonder oordeel te onderzoeken waarom iemand zich bijvoorbeeld niet heeft voorbereid of altijd te laat komt. De persoon in kwestie zal zich 1 op 1 buiten de meeting vrijer voelen om te delen wat de echte reden is.’
Effectief omgaan met conflicten vraagt geen permanente interventie, maar een juiste timing. Te vroeg instappen ondermijnt eigenaarschap; te laat instappen vergroot de kans op intensivering en beschadiging van vertrouwen. De kunst is onderscheid te maken tussen;
- functionele spanning en destructieve spanning;
- inhoudelijk verschillen en relationele aantasting;
- incidenteel conflict en structureel patroon
Dit onderscheid vraagt meer dan kennis. Het vraagt zelfregulatie. Juist in conflictsituaties worden leidinggevenden geconfronteerd met eigen triggers: angst om de relatie te beschadigen, behoefte aan harmonie of de neiging tot controle. Wie deze triggers niet herkent en beheerst, reageert of vermijdend, of ontregelen. Beiden ondermijnen teamveiligheid.*
Zijn er geen afspraken gemaakt en wil je iemand toch aanspreken op gedrag omdat jij iets bijvoorbeeld niet professioneel of collegiaal vindt. Doe dat dan ook buiten de vergadering. Geef aan wat je observatie is en welk effect dat op jou heeft, bijvoorbeeld dat je merkt dat je minder respect voor je collega krijgt omdat hij of zij het werk niet serieus lijkt te nemen. Vraag hoe je het gedrag dat je ziet, moet interpreteren. Bedoelt hij of zij het ook zoals jij het ervaart of is er iets anders aan de hand? Wees nieuwsgierig en vraag hoe je kunt helpen. Zo blijf je in contact en voorkom je geroddel over deze collega buiten de vergadering.
Of gedoe bij de koffiemachine of in de chat tijdens Teams.
“In mijn coaching van leiders en managementteams zie ik regelmatig dat frustraties ontstaan doordat irritaties niet worden uitgesproken. Het gesprek wordt uitgesteld totdat de spanning te groot wordt.”
Conflicthantering is daarbij geen techniek, maar een uitdrukking van leiderschapsbekwaamheid. Een effectieve leidinggevende kan lang blijven oogsten!
“Eerlijke meningsverschillen zijn vaak een goed teken van vooruitgang.” – Mahatma Gandhi
Vanuit onze visie ligt teamveiligheid niet zozeer in hoe prettig het voelt, maar in de mate waarin mensen én leiders aanwezig blijven als het spannend wordt. Veiligheid ontstaat volgens hem juist wanneer ongemak bespreekbaar wordt en leiders “instappen” in plaats van wegkijken.
Drie krachtige reflectievragen voor je team:
- Welke waarheid houden wij momenteel voor ons omdat we bang zijn voor de reactie van anderen?
- Deze vraag maakt zichtbaar waar spanning, terughoudendheid of onuitgesproken zorgen zitten.
- Waar kijken wij als team bewust of onbewust van weg?
- Onveiligheid ontstaat ontstaat wanneer lastige situaties, conflicten of ongewenst gedrag niet worden aangepakt.
- Wanneer hebben wij elkaar voor het laatst positief uitgedaagd in plaats van elkaar te ontzien?
- Veiligheid betekent niet dat iedereen aardig is, maar dat mensen elkaar durven aanspreken vanuit betrokkenheid.
Over de auteur
Veel gedoe in teams ontstaat niet door wat er gezegd wordt, maar door wat er níét gezegd wordt. Ina Mennegat helpt leiders, professionals en teams om die gesprekken wél te voeren. Als coach, trainer en eigenaar van Dare! Beweegt begeleidt zij organisaties bij leiderschap, psychologische veiligheid, feedback en samenwerking. Praktisch, scherp en altijd gericht op beweging. Want groei begint vaak met één moedige zin die eindelijk wordt uitgesproken.
EMCC EIA Senior Practitioner | NOBCO-gecertificeerd coach | Eigenaar Dare! Beweegt
Worden gesprekken vermeden in jouw team?
Bron & Inspiratie
Foto 1: giulia-may-hclMkLbYE_M-unsplash
Foto 2: tanya-paquet-wjHdeYmI-XU-unsplash
Foto 3: Unsplash: giulia-may
Foto 4: mohamed-ajufaan-dwIHrac2sEA-unsplash
* Bas Kodden, Teamveiligheid
durf te verbinden/ 365 succesvol
Originele datum blog: 12-7-2021
