Tuurlijk alles kan, gooi er een timemanagement voor leiders. We gooien er een training tegenaan en de mens kan alles aan. Al blijft de vraag: worden we door de inzet van AI nou echt productiever of is er wéér een afleiding bij gekomen in onze wereld. We worden wel slimmer én dommer met elkaar.
Dus waar draait het nou allemaal om in je organisatie en je team?
Niet meer, maar slimmer doen. Je team wordt krachtiger als het de waarde van de doe -én de zijnstand onderkent en deze afwisselt.
Want geen actie zonder rust, geen rust zonder actie.
Ooit coachte ik een managementteam van zes mensen die allemaal tussen vijftig en zeventig uur werkten. Ze wilden een timemanagement training om met nog minder mensen in minder tijd meer winst te behalen.
Appeltje
-eitje
.
Vanuit de harde kant van timemanagement over plannen en prioriteren kwamen we uit op waarden en gevoelens. Vanuit die voor hen ongewone ‘zijnstand’ ontstond er een nieuwe balans en verschoof de focus in het managementteam. Ze hadden een buitenstaander nodig om zich bewust te worden van hun eenzijdige doe patroon. De kracht van hun ‘doestand’ was mijn ingang.
In het moment zijn met elkaar deed de rest. ‘Niet meer, maar slimmer doen’ werd hun nieuwe motto. Twee maanden later gingen drie managers twee dagen per week om vijf uur naar huis en twee niet meer elke zondag naar het bedrijf. De resultaten verbeteren en het thuisfront was zeer content. Samen hadden ze een betere balans gevonden tussen hun favoriete actiegerichtheid, rust & reflectie.
Van iedere vijf medewerkers staat er maar één écht aan. Tegelijkertijd ervaart één op de vijf werkenden burn-outklachten. De grootste uitdaging van organisaties is daarom niet productiviteit verhogen, maar bevlogenheid creëren.
De meest actuele cijfers (CBS/TNO, gepubliceerd via het RIVM) laten zien:
- 20,7% van de werknemers heeft burn-outklachten. Dat is ruim 1 op de 5 werkenden.
“Vier van de vijf mensen lopen rond op de automatische piloot. En één van die vijf dreigt onderweg uit te vallen. We hebben geen productiviteitsprobleem in Nederland. We hebben een bevlogenheidsprobleem.”
– Bas Kodden.
Als roadrummers, rupse-nooit-genoeg, de anderen doen het ook, rennen we door de dag. We gaan
- harder werken
- vermijden
- afschuiven
- controleren
- pleasen
Harder werken voelt vaak zo vertrouwd dat we ook in actie komen, aanpakken en problemen gaan oplossen als dat niet effectief is.
Doestand
Zo snel mogelijk je doel bereiken.
Oplossen. Controleren. Oordelen.
In automatische gedachte- en gedragspatronen schieten. Lijstjes afwerken. In de actie.
Stap 1:
De Zijnstand otdekken & doen
De weg is ook het doel.
Aandachtig. Opmerkzaam. Bewuste keuze.
Zonder oordeel. Iets laten voor wat het is, er niet direct met denk- en doe acties op ingaan.
De zijnstand -niet – doen, niet-weten, stilte- is vaak vechten zoeken.
Je team wordt krachtiger als het de waarde van de doe -én de zijnstand onderkent en deze afwisselt.
Want geen actie zonder rust, geen rust zonder actie
Het team heeft op zijn tijd stilte & afstand nodig om terug te halen wat het echt belangrijk vindt en te controleren of het deze kernwaarden nog wel voldoende voelt en uitdraagt. Vaak stellen we te snel vragen als:
- Wat moeten we doen?
- Welke acties gaan we uitvoeren?
- Hoe moeten we dit aanpakken?
Dan willen zoveel doen dat er geen tijd overblijft om de dingen met aandacht en compassie te doen, zodat de kwaliteit ervan omhoog gaat. Zeker als we ons kwetsbaar of onzeker voelen, schieten we nogal eens te snel in de doestand. We gaan extra hard werken of nog meer praten. Op die momenten is het vaker effectiever – hoewel niet altijd prettiger- om even een pas op de plaats te maken.
Even afstand nemen en stilstaan bij wat er echt gebeurt:
- Hoe zit iedereen erbij?
- Wat speelt er?
- Welke belangen zijn er?
- Hoe werken gebeurtenissen en processen in op het eigen willen, voelen en denken van het team?
Aan die vragen kom je alleen toe als je de tijd neemt om te reflecteren. Waarderen wat goed gaat en leren van missers vanuit een breder perspectief.
De stilte en impasse die dan ontstaan met alle emoties die erbij horen, door leven en omarmen. Daardoor kun je doelgerichter, vrijer en krachtiger reageren. die stilstand is dus zeker geen verloren tijd, maar levert op de lange termijn juist veel winst op.
Zeker bij lastige momenten zal het team af en toe stil moeten staan in plaats van doorvliegen, zodat het team zich bewuster wordt van wat er gebeurt en weloverwogen keuzes kan maken.
Vaak is het probleem niet dat een MT te weinig doet, maar dat het te veel tegelijk probeert te doen. Ze rennen harder terwijl de motor al in het rood staat.
Wat leiders vaak doen
- Nog een overleg plannen om het probleem van te veel overleggen op te lossen.
- Drukte verwarren met leiderschap. Altijd druk, altijd bereikbaar, altijd onderweg. Een agenda vol afspraken wordt gezien als bewijs van succes.
- Op snelheid sturen terwijl richting ontbreekt. Iedereen moet harder roeien, maar niemand weet meer precies naar welke kust.
Wat teamleden vaak doen
- Alles belangrijk maken. Daardoor is uiteindelijk niets meer écht belangrijk.
- Ja zeggen terwijl ze nee denken. Vervolgens klagen over werkdruk in de wandelgangen.
- Verwarren van activiteit met resultaat. Een inbox leegwerken voelt productief, maar brengt het team zelden dichter bij de strategische doelen.
Wat organisaties vaak doen
- Nieuwe prioriteiten stapelen op oude prioriteiten. De organisatie heeft twintig topprioriteiten en noemt dat focus.
- Mensen trainen in timemanagement terwijl het echte probleem organisatiemanagement is.
- Succes belonen met meer werk. De beste mensen krijgen steeds meer op hun bord totdat ze omvallen of vertrekken.
Misschien heeft het een stopmanagementprobleem.
Want groei ontstaat zelden door nóg harder te werken. Groei ontstaat wanneer leiders durven vertragen, keuzes maken en stoppen met alles wat belangrijk lijkt, zodat ruimte ontstaat voor wat werkelijk belangrijk is. Aan de slag. Hoe je je eigen visie verandert d.m.v. rollenmodel (belbin &bono)
Wat ook vaak helpt, is de 80/20- regel in acht te nemen. Die gaat voor vele zaken op.
Zoals 20% van het werk is bepalend voor 80% van het succes, 20% van de medewerkers veroorzaakt 80% van de problemen. Dit inzicht helpt op zijn tijd afstand en stilte en rustmomenten te nemen!
Je team wordt vaak effectiever Als het eerst constateert, beschouwt en onderzoekt. Als je te snel oordeelt of te snel tot actie over gaat, verval je al gauw in ineffectieve denk- en gedragspatronen.
Kortom kom maar afstand en reflecties zijn nodig om zowel in de doestand als In de zijn stand te kunnen zijn. Het is de enige manier om contact met de bovenstroom én de onderstroom te houden.
- Werk voor jezelf en met je team uit welk belang jullie hechten aan de balans tussen de doe- en zijn stand en wat dit jullie als team kan opleveren. Ga na hoe het zit met de balans tussen ‘doen’ en ‘zijn’. werk met je team aan het erkennen en gebruiken van de doe- en zijnstand.
- Las in een teamoverleg momenten van reflectie en momenten van stilte in.
- Doe eens een aandacht oefening (met aandacht ademen, luisteren naar geluiden, iets maken, iets tekenen). Laat je hierbij niet tegenhouden door belemmerende overtuigingen. Veel van nature rationele Mensen blijken er positieve ervaringen aan over te houden als ze over hun weerstand heen stappen.
- Vraag soms aan het team: ‘Zitten we nu in de doe- of zijnstand? Wat zou het andere deel nu toevoegen en hoe kunnen we dat doen?’
- Vraag naar positieve ervaringen met de doe- en de zijnstand en wat de team kan doen om die balans goed te bewaken. Werkt dit uit in concrete acties.
- Doe soms het tegenovergestelde als het teampatroon te eenzijdig de doe- of zijnstand laat zien. Kijken hoe het team reageert en stel vragen die het team bewust maken van de manier waarop het actie en rust afwisselt.
- Op welke momenten verwarren wij drukte met succes? En wat levert al dat rennen ons daadwerkelijk op?
- Welke activiteiten vullen onze agenda, maar voegen nauwelijks waarde toe voor klanten, medewerkers of resultaten?
- Waar zeggen wij als managementteam ja tegen, terwijl we eigenlijk nee zouden moeten zeggen?
- Wat zou er gebeuren als we de komende drie maanden niet harder werken, maar 20% minder doen? Wat moet dan als eerste verdwijnen?
- Zijn wij het voorbeeld van gezond leiderschap, of laten we onze mensen dagelijks zien dat overbelasting blijkbaar normaal is?
Als een nieuw MT morgen onze agenda, vergaderingen en besluitvorming zou overnemen, welke drie dingen zouden zij direct stoppen omdat ze complete onzin zijn?
Timemanagement gaat niet over méér uren maken of je agenda voller plannen. Het gaat over bewust kiezen waar je tijd, energie en aandacht naartoe gaan. Veel professionals zoeken naar manieren om sneller te werken, terwijl de echte winst vaak zit in minder doen, betere keuzes maken en vaker nee zeggen. Timemanagement is daarom net zo goed prioriteitenmanagement als agendabeheer.
Omdat tijd de enige grondstof is die je niet kunt terugkopen. Teams die voortdurend achter de feiten aanlopen, raken druk met urgente zaken en verliezen focus op wat echt belangrijk is. Goed timemanagement zorgt voor meer rust, betere besluiten, hogere kwaliteit en meer ruimte voor innovatie, samenwerking en eigenaarschap.
De grootste valkuil is denken dat harder werken de oplossing is. Veel leiders en teams proberen een gebrek aan focus op te lossen met meer inzet. Ze plannen extra overleggen, werken langere dagen en reageren sneller op berichten. Het resultaat? Nog meer drukte, nog minder overzicht. De vraag is meestal niet: “Hoe krijgen we meer gedaan?” maar: “Waar stoppen we mee?”
Begin met het schrappen van activiteiten in plaats van nieuwe technieken toe te voegen. Kijk kritisch naar je agenda van afgelopen maand. Welke vergaderingen, rapportages, projecten of gewoontes leveren weinig waarde op? Kies vervolgens één activiteit waar je direct mee stopt. Focus ontstaat niet door meer te doen, maar door moedige keuzes te maken over wat je laat vallen.
Effectief timemanagement levert meer op dan tijdwinst alleen. Het creëert rust in het hoofd, ruimte voor strategisch denken en meer eigenaarschap binnen teams. Mensen ervaren minder stress, maken betere keuzes en kunnen zich richten op werk dat werkelijk impact maakt. Uiteindelijk ontstaat er meer resultaat met minder verspilling van energie.
Bij Dare! kijken we verder dan agenda’s, takenlijsten en productiviteitshacks. We onderzoeken samen waarom mensen en teams zo druk zijn en welke patronen hen gevangen houden in de waan van de dag.
Met coaching, teamcoaching en trainingen helpen we leiders en teams om scherpe keuzes te maken, prioriteiten aan te brengen en ruimte te creëren voor wat echt belangrijk is. Niet harder werken, maar slimmer vertragen om daarna met meer impact vooruit te gaan. 🔥
Misschien ligt het probleem niet bij je team.
Misschien ligt het probleem niet bij de werkdruk.
Misschien ligt het probleem bij het verhaal dat jullie elkaar dagelijks vertellen.
Durf jij dat verhaal ter discussie te stellen?
Wil je bouwen aan meer eigenaarschap, betere samenwerking en sterkere teams? Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Samen onderzoeken we welke beweging jouw organisatie nodig heeft.
Ina Mennegat is eigenaar van Dare! Beweegt en begeleidt leiders, professionals en teams bij leiderschap, verandering, duurzame inzetbaarheid en persoonlijke groei.
- EMCC/NOBCO Senior Practitioner
- Teamontwikkeling
- Leiderschapscoaching
- Loopbaanontwikkeling
- Organisatieontwikkeling
Haal de inspirerende leider in jezelf of je medewerker naar boven. Wij helpen je graag. Vertel ons jouw uitdagingen en we denken met je mee.
Spreeuwen worden tijdens het vliegen tot elkaar aangetrokken en vliegen dezelfde kant op met gelijke snelheid om zo botsingen te voorkomen. Dat levert prachtige schouwspelen op.
Bronnen:
Bas Kodden, hoe word ik een held, rollenmodel (belbin & de bono)
Geïnspireerd door Hoe coach ik mijn team J.Crasborn
foto 3 week 32 emma-simpson-mNGaaLeWEp0-unsplash
foto 4 week 31 markus-spiske-GsXRFtZOoBc-unsplash (1)
5 jonny-gios-AnggdamhD8M-unsplash
6 foto: pquino-al-dhGFLj3rI0Q-unsplash (3
7 week 32 vlad-kutepov-5paRSKtn6rc-unsplash
hERSCHREVEN BLOG VAN 29-9-2022
